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会議・司会・進行

『まとめ方グルーピング 書き出し法とKJ法 』

 

発散もある程度まで進みますとまとめの段階になります。

まとめ方は、似たような意見をグルーピングしていきます。
そして大きな5つ前後のグループにまとめます。

その際、使える方法として2つ紹介します。

1、書き出し法
これは文字通り出たい件を次々に書き出します。
量も多いし、全員が見えなければいけませんのでホワイトボードをあるだけ用意します。
それでも足らないことが考えられれば壁に白の模造紙を張り臨時のホワイトボードとして使います。
利用できるものは何でも利用します。
また、静電気を利用して張り付くビニール製のホワイトボードも市販されています。
全ての意見に片っ端から番号を振ります。
そいて「2、5、9、12、13は似ているから1つのAグループになるな」、「うん4、6、10も1つのBグループになるじゃないか?」
「3はBグループに入るんじゃないか?」、「いや、Dグループの方に近いと思うんだけれど?」というようにみんなでかんかんがくがく話し合います。

2、KJ法
これはみんなが見えるくらい 大き目のポストイットを使い、1枚のポストイットに意見を1つだけ書き込みます。
最初の一人が前に出て張り出します。そして次に人が同じような意見のところに自分のポストイットを貼り付けていきます。
同様に次々に前に出てなるべく近いところに貼り付けることによりグルーピングしていくのです。
そして、グループが10以上できたらそれらをより大きなグループに統合して5つ前後のグループまで絞り込みます。
このKJ法は書き出し法に比べホワイトボードに書く手間が大幅に省けるメリットがあります。

なお、書き出し法にしろKJ法にしろ司会、ファシリテーターは会議前に事前に通知し、考えをまとめておいてもらうのがベストです。
できればメールで意見を送ってもらい、司会、ファシリテーターはそれ集約しておき、会議では補足説明をしてもらうような所まで準備し望めば
いいでしょう。
司会、ファシリテーターは少しでも事前に作業を進めておくのが秘訣です。
会議の中でゼロからやるグルーピングする作業は、時間が掛かりますのであくまでも膠着状態を抜け出すやむをえない手段として考えてください。

大変ですが、経験を積み力をつけるためには頑張ってやってみて下さい。
司会、ファシリテーターはそれをすることにより、そのプロジェクトの一番の当事者になれるし、結局プロジェクトをリードでき、
会社の中での存在感を高め絶好のチャンスでもあるのですから。
逆に言うと、管理職は、司会、ファシリテーターの役は将来育てたい若手にやらせることにより若手を育てていくことが出来ます。

 

 

 

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