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会議・司会・進行

『何故、会議や話し合いの中で、言いたいことを躊躇してしまうのか?』

ハロー話し方教室の福士です。
テーマ『何故話し合いの中で、言いたいことを躊躇してしまうのか?』に対するアンケート結果をご報告いたします。
日曜日の授業でも話し合いました。
その結果、皆さんの結論を大きく3つに分ける事が出来ると思います。
1、その議題に精通する知識を身に付けておくこと。
2、普段からコミニュケーションをとり、会議の内容、目的を理解しておく。
3、経験を積む。
以下ご参照下さい。

>1、自分の現状はどうか?もしあるならば、どういう状況でそのようなことがおきているか?(複数回答可)
(佐藤) 自分は会社に入って半年の新人である。全体会議で自分の意見を言いたくなったことがあったが、結局発言しなかった。
(妹背)重要なことで、言わなければならないことであれば、話し合いになることがある。
(根津)私はITエンジニアという職種のためか、あまりそのような状況はありません。(「ITエンジニアは、問題を解決するための最適な方法を提案しなければならない」、と考えています。ですので、他の人の発言が「最適な方法ではない」と思ったら、即座に反論します。)ITエンジニアに愛嬌は不要です(笑)但し、相手の立場がかなり上の場合、(例えば、上司の上司やお客様の責任者など)、なかなか、そうは行きません。
(笹部)形式的な話し合いの場ではあります。セレモニー的な位置づけでは、なかなか本音では発言しないことが多いです。一方、実質的な議論が求められている会議でも、そのような展開が無くはないと思います。
(小泉)そのような現状はある。
状況その1:「どうすべきか」を話し合うのではなく、「どうしたいか」を出し合うとき(例えば友人たちとどこへ食事に行くか相談する時など)、自分の希望がなかなか言えない。
状況その2:厳しい上司など、緊張する相手に意見を言う時、なかなか言い出せない。(小泉)
(松下)つい、聞く側にまわってしまう。
発言に消極的になってしまう。
議題について関心の度合いが低いと、相手の意見に妥協してしまう。

> 2、では、何故そうなってしまうのか?(複数回答可)
(佐藤) A.まだ職場で必要な知識や背景の理解が浅いため自信がない
B.角が立つことを恐れる
C.こういった場で発言することへのプレッシャー
(妹背)意見が合わないことは、日常当然のことながらあり得ることだと思われるため、特に問題だとは感じない。
(根津)さすがに、上の人の感情を害した場合、自分の立場が心配ですから。又、上の人に臍を曲げられると、その「問題のある方法」での作業を強いられる事に繋がるので。
(笹部)@会議を主催し運営する主催者の会議を進行する能力不足です。
 A出席者が、何のために会議に出ているのかの自覚がたりない。また出席するに際して準備不足です。
 B出席者の中に、自由な議論を好まない、会議での発言を根にもつような者がいる。
(小泉)状況その1:自分の希望に自信が持てないから。こんなことを言ったら、変だと思われるとか、相手が私の希望に合わせて無理をしたら嫌だと思ってしまう。
状況その2:内容よりも、自分が相手に聞こえる声で、相手にわかりやすく、最後まできちんと話せるか不安だから。それを恐れてなかなか声が出せない。
(松下) 発言者が自信をもって意見をいうから。
自分に気後れした部分があるから。
楽だし、議論も早く終わるから。
反論することによってこの教室のいい雰囲気を壊したくないから。

>3、それでは、具体的にどうしたらいいと思うか?(複数回答可)
(佐藤) 上記A(知識不足)→勉強して知識を深め、自信を持って発言できるようにする
B(角が立つ)→日頃のコミュニケーション貯金と勇気。
普段、自分から先手の挨拶や笑顔、報連相、会話等々できていれば言いやすいのでは。それでも角が立ったと思ったら、終わってからフォローの一言をかけたり、あるいはいつもと変わらず接すること。あるいはYES-BUT方式で相手の意見を尊重すること。
C(会議の場での発言へのプレッシャー)→場慣れと勇気と決断。ハローで日々練習し、実践して小さな成功体験を積んでいくこと。勇気と決断は本当に難しいが、何かを選択することは何かを覚悟すること。発言しないことで、安心やプレッシャーからの解放を得る一方、自分の中に悶々としたものを残すのか。逆に発言することによって人間関係の悪化や緊張というリスクを受ける一方、自分に正直に行動し、自己肯定感を増すことを選択するのか。BとCに関しては、自分はどうありたいのか、あるいはそれをしない自分を許し認めることのどちらかが大切だと思う。
(妹背)我を通すのではなく、話の落としどころを話し合う。例えば、二人で旅行先を決めたときに一人は、お寺に行きたいとして、もう一人はおしゃれなカフェに行きたいとしたときに、両方行くために旅行に行く時間を早めたり、ほかの予定を一つ削るとか、両方の条件を満たせるような方法を考える。
 また、どちらかひとつ選ばなければならないときは、解決策をお互いに話あい、どちらかに決定したらいいか話し合いをする。プレゼンをして、第三者複数人に挙手をして、決める方法も有効だと思われる。
 ※ほかにもいろいろな方法があると思いますが、私の考えは、相手と考え方が違うことは、特に問題ではなく必要であれば、お互いで話をして話の落としどころを決めることが大事だと思います。
 それでも、話が平行線の場合、他者に判断を委ねることも、方法の一つだと考えます。
(根津)基本、ITエンジニア同士の議論は「説得より論破」です。ですが、上記の場合は、「論破ではなく説得」です。また、相手みずから、私の考えと同じところに到達するよう誘導する事が出来れば、ベストなのですが…。
 ですが、両者とも(特に後者は)、至難の業です。
(笹部)@主催者が会議の目的を明確にし、進め方を準備して、自由な意見が出るような運営をする。例えば、論点を明確にして最初に全員に賛成・反対のカードで意志表明するなど、意志を確認する方法は、ワークショップの方法でよくとられています。あらかじめ交通整理をすることが重要です。(この手の研修はあります。私は受けたことはないですが)
A出席者が、その意見を述べ、よりよい結論を出ことを理解・賛同し、あらかじめ準備をして会議に参加する。
(小泉)状況その1:自分の気持ちなどに自信が持てるよう、日常から、自分はどうしたいのか意識的に自分に問いかけ、自分がこうしたいからこうしている、と意識して行動する。
状況その2:(1)日頃から、これに対して意見を求められたら、と考えながら、頭を整理しながら過ごす。(2)意見を言うことが全体のためになる、と勇気を持つ。
(3)「上手く言えないかもしれませんが」、などと前置きして話す。
(松下)積極的に議論に参加する。
議論に参加している人達に共通の関心事をテーマとして取り上げる。
しっかりした理論をもって反論し、相手を納得させる。


 

 

 

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